Recibo de sueldo digital, a paso lento pero firme

21/07/2013

Están dadas las condiciones para que se deje de usar el papel ya que los documentos en pantalla tienen validez legal.

Ya desde el 18 de noviembre de 2011 es posible en la Argentina implementar el recibo de sueldo digital. Sin embargo, según datos del ministerio de Trabajo, Empleo y Seguridad Social (MTEySS), sólo 20 empresas adhirieron a este sistema que tiene por fin, entre otras cosas, la «despapelización», un término común entre quienes están trabajando en el tema.

Otros objetivos son bajar costos operativos, sobre todo en las grandes empresas, relacionados con el ahorro de materiales y procesos. El formato digital también conviene para guardar los recibos que por ley deben ser archivados por las empresas durante diez años. «Pensemos en una empresa de 3000 empleados», dice el abogado laboralista Juan Carlos Cerutti, «con al menos 14 recibos de sueldo por año. El recibo de sueldo digital permite, a través de un portal, en cualquier parte del mundo, que tanto el empleado como el empleador puedan firmar digitalmente sus recibos, almacenarlos en la Nube en un servidor confiable bajo normas de seguridad estrictas y tenerlo disponible e inalterable durante 10 años sin ocupar espacio» .

CertiSur, representante de Norton, es una de las firmas que operan en el mercado: «El empleado va a acceder a un recibo a través de un PDF en la Intranet y lo firma con una clave que tiene validez legal», dice Norberto Mazas, director de la firma, quien además envía un mail firmado digitalmente, que al costado derecho tiene un ícono que dice «la firma digital es de confianza».

«Estamos en la etapa final de la implementación del recibo digital», dice Santiago Blasco, responsable de RRHH de Newsan (con marcas como Sanyo, Noblex, Atma y Philco, entre otras y 3800 empleados). «Calculamos que nuestra gestión de los recibos insume 100 horas trabajo, e s decir, la mitad de lo que una persona trabaja por mes». El costo estimado para la empresa es de 1,75 pesos por persona, por mes. Otras firmas como el Banco Galicia, el Banco Itaú y Medicus están en este plan.

Con el régimen creado a partir de la resolución MTEySS Nº 1455/11 (requisitos para que los empleadores puedan poner en marcha la firma electrónica) y complementado por las resoluciones ST Nº 1362/12 (que establece que la Dirección de Normativa Laboral será responsable de coordinar la gestión y seguimiento de los trámites y la Dirección Nacional de Regulaciones del Trabajo evaluará las solicitudes) y ST Nº 602/13 (contiene formularios), los empleadores privados pueden obtener autorización del MTEySS para emitir los recibos de sueldo de sus trabajadores en relación de dependencia en forma digital.

«La presentación en sí no tiene un costo, pero sí lo tiene poner en práctica el sistema porque interviene una tercera empresa, que es la que emite los certificados», dicen fuentes del ministerio. Las consultas se pueden hacer en recibos_digitales@trabajo.gob.ar.

Ya el decreto 2628/2008 había establecido pautas con respecto a la firma digital electrónica y la firma digital, que no es la misma cosa. La firma electrónica es igual a la de puño y letra, pero digitalizada y no tiene demasiado uso. La firma digital, en cambio, está basada en certificados digitales emitidos por certificadores no licenciados o licenciados.

Estar licenciado tiene sus ventajas, sobre todo a la hora de algún litigio, ya que si la empresa está licenciada, en caso de una controversia judicial el que objeta la firma tiene la carga de prueba. Si no está licenciada la carga de la prueba la tiene quien emite el certificado.

En este momento, y desde junio de 2012, hay sólo una empresa privada que está licenciada. Se trata de la cordobesa Encodere, cuyo apoderado es el ex presidente del club Talleres de Córdoba Carlos Héctor Dossetti. Según fuentes de la Oficina Nacional de Tecnologías de Información (ONTI), organismo que depende de la Jefatura de Gabinete y que emite la licencia, no se puede dar a conocer si hay otras empresas con el trámite iniciado.

«Arrancamos con un capital de unos dos millones de dólares para poner en marcha el proyecto, el software y el equipamiento», explica Dossetti, que ya tiene clientes como Pan American Energy, Telecom, Personal, y algunos gremios cordobeses como Camioneros, Pasteleros, Panaderos y Suterh, entre otros. «Tiene un costo estimado de unos 20 pesos por empleado por año, pero depende el caso», explica. Por ejemplo, una empresa de hasta 300 empleados puede llegar a pagar unos 40 pesos por año por empleado».

Por otro lado, Javier Outeiral, director de Cardinal Systems S.A, dice que el negocio no pasa sólo por los recibos. «Es la venta de soluciones informáticas relacionadas con la despapelizacion de empresas. Cardinal tiene un portal de gestión documental que permite administrar el ciclo de vida de cualquier documento de una organización con cualquier plataforma de firma.

«Por ejemplo, desde acá se puede implementar desde el proceso de asignación de vacaciones, solicitud de licencias, firmar el formulario de alta en formato digital, entre otras cosas», dice Outeiral

Para empezar

El abecé de un trámite que puede ser rápido si la presentación está bien hecha

Quiénes pueden aplicar
Los empleadores del sector privado

Obligatoriedad
El régimen no es obligatorio, pero si el empleador quiere usar este sistema, tiene que obtener la autorización En el MTEySS

El expediente
Se puede seguir vía Internet en tramitesconsulta.trabajo.gob.ar/Consultas/consultaExpedien tes.asp

Requisitos que pide el Ministerio de Trabajo

A la hora de presentar una petición en el Ministerio de Trabajo, Empleo y Seguridad Social (MTEySS) para tener acceso al recibo digital, los requisitos son los que pueden leerse en la resolución Nº 1455/11:

• Fundamentar la petición

• Universo de trabajadores alcanzado en la medida

• Protocolos y estándares tecnológicos usados para garantizar la seguridad, autenticidad, autoría, integridad e inalterabilidad de los recibos emitidos

• Formas y contenidos necesarios del recibo, de acuerdo con la LCT

• Declaración jurada del representante legal del empleador, con forma certificada, en cuanto a que la empresa reconocerá la autenticidad de los recibos emitidos

• Deberá garantizarse la recepción del documento al trabajador mediante su acceso a la Intranet de la organización por un canal seguro, por usuario y clave. El trabajador debe poder imprimirlo si así lo quiere.

• Procesos electrónicos que permitan considerar la trazabilidad de los casos.

• Asegurar el pleno acceso de los trabajadores a sus recibos emitidos fuera del establecimiento y de forma personal y privada.

• Acciones de contingencia para la guarda y recuperación de los recibos, sin que se afecte su contenido.

• Los recibos deben contener la siguiente mención: «La empresa reconoce la autenticidad, autoría e integridad del presente documento…»

Los requisitos de la resolución ST 1362/12 son:

• El empleador debe presentar constancia de inscripción ante la AFIP

• La firma podrá ser digital basada en certificados digitales emitidos por certificadores no licenciados; digital basada en certificados digitales emitidos por certificadores licenciados y digital basada en certificados digitales emitidos por certificadores extranjeros que hayan sido reconocidos.

• El empleado podrá firmar en donde diga «conforme» o «no conforme».

Fuerte: La Nación