15 errores en tecnología comunes en las pequeñas empresas (y cómo evitarlos)

Si no eres exactamente un experto en tecnología, prospectos de compra, mantenimiento y seguridad tecnológica puede ser una señal de alarma en tu negocio. Aunque es posible que tengas una idea de lo que debes hacer, ¿sabes bien qué es lo que no debes hacer?

No proteger tus datos, usar las herramientas de las redes sociales de manera equivocada, trabajar con software pirata; todo esto puede afectar enormemente tu negocio. Aquí te mostramos 15 errores en tecnología que querrás prevenir y que comenten frecuentemente las pequeñas empresas.

Error N. 1: Guardar Mucho en la Nube

Es un excelente recurso para las pequeñas empresas. Es rentable y te permite acceder a tu información cuando estás lejos de la oficina, pero guardar demasiada información en la nube puede ser peligroso. Eso significaría colocar toda tu información importante en las manos de otra compañía o persona.

Incluso recientemente Flickr de Yahoo borró por accidente una cuenta de un usuario –el cuál tenia almacenadas más de 4000 fotos -debido a un error humano. Afortunadamente lograron recuperar la cuenta por completo, pero puede que si te pasa esto no corras con la misma suerte.

Aunque la nube es un buen lugar para guardar tus archivos, no debes hacerla tu fuente principal de almacenamiento.

Error N. 2: No respaldar adecuadamente
Hablando de respaldo de datos, las estrategias de respaldo son inútiles si no sabes usarlas. Desafortunadamente, muchas personas y negocios se saltan este paso crucial, y a veces olvidar ese paso puede representarte problemas en el futuro. Recuerda, tener un disco duro físico o una cuenta en la nube no te ayudarán si no sabes guardar tus archivos y tu tecnología.

Las buenas noticias es que los programas de respaldo te ayudarán a llevar esta operación por ti. Ajústalo frecuentemente, regularmente programa respaldos de tu información, para que no tengas que recordar hacerlo manualmente.  La necesidad de establecer una buena estrategia de respaldo es especialmente crítica si te encargas de una pequeña empresa sin un staff IT que se encargue de este proceso; recuperar datos perdidos es un proceso laborioso y costoso.

Error N. 3: No proteger los teléfonos de los empleados
Mientras los teléfonos se vuelven más inteligentes, asegurarlos se vuelve cada vez más importante. Porque los smartphones suelen contener mucha información sensible, por esto es crucial que hagas lo posible para que los teléfonos de tus empleados y el tuyo estén resguardados en caso de robo o extravió. Muchos secretos de empresas importantes se han visto descubiertos por errores como estos.

Asegúrate de que los smartphones de tu compañía estén protegidos con contraseñas (Las que son del tipo “1234” y “9999” no sirven de nada), ten la localización remota habilitada, y ten un sistema operativo que te de seguridad (Blackberry le permite a los usuarios encriptar las tarjetas SD, por ejemplo).

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Error N. 4: Hacer demasiados viajes

Los viajes de negocios pueden ser costosos, aunque vayas en el paquete más barato. En vez de viajar para conocer a tus socios de negocio, considera usar la tecnología para crear una junta virtual. Hay muchas herramientas de videoconferencia disponibles para que puedas mantener una conferencia vía remota y ahorrar mucho tiempo y transportación.

Estudios han demostrado que la telecomunicación es buena tanto para empleados como empleadores. Los empleadores obtienen mejor calidad de trabajo en menos tiempo y por menos dinero, mientras que los empleados disfrutan de un horario y ambiente menos estricto.

Error N. 5: Disponer de la vieja tecnología de un modo incorrecto

No puedes darte el lujo de aventar las computadoras, smartphones, y otros tipos de dispositivos viejos a la basura, porque  contienen materiales peligrosos que pueden dañar el ambiente. En el peor de los escenarios desechar tecnología vieja de manera inapropiada te puede provocar grandes multas. Pero no tienes que gastar mucho para que alguien se deshaga de ella de manera correcta.

Por ejemplo, considera formatear y revender tu vieja tecnología. Obviamente, cuando se encuentren en buenas condiciones, aunque tal vez algunas compañías o personas acepten algunos rayones en las pantallas.

Recuerda hacer borrados de seguridad antes de mandar los equipos. Puedes terminar con un cheque de decente cantidad para actualizar algo de tu oficina.

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Error N. 6: Fallar en las Redes Sociales

Para pequeñas empresas, las redes sociales como Twitter y Facebook son excelentes medios para desarrollarse y tener presencia online. Pero no son tan excelentes si no las has usado antes, no los debes automatizar, o (peor aún) usarlas para hacer contacto en público con los clientes.

Usa  una cuenta de Twitter exclusivamente para tu empresa o negocio, apartada del Twitter personal, tener cuentas promocionales es casi tan malo como tener una cuenta para todo. Después de todo, la llave para las redes sociales es la parte “social” precisamente.

Las redes sociales son geniales, gratis y una buena manera de construir una relación con tus consumidores, así que antes de meterte en una, debes saber cómo funciona.

¿No sabes cómo hacerlo? Consulta: Cómo poner tu compañía, grupo o proyecto profesional en Facebook, LinkedIn, y Twitter 
Error N. 7: No investigar sobre tu impresora

Muchos pequeños negocios no imprimen demasiado, pero eso no significa que deben escoger una impresora basándose sólo en el precio. Haz una investigación sobre las impresoras antes de comprar una, una que te pueda ayudar a ahorrar costos. Para iniciar pregúntate, ¿una impresora laser? ¿una de inyección de tinta? ¿ambas?

Es importante que sepas cuánto te costará remplazar el cartucho de tinta o el tóner, porque de esto puede depender la decisión de si comprar esa máquina es un buen negocio. Muchas impresoras baratas salen más caras que lo pensabas por culpa de los elevados precios de los tóners. Es además una buena idea buscar donde te rellenes los cartuchos de tinta (un lugar seguro) en lugar de comprar nuevos.

Error N. 8: Ofertas en línea
Groupon y otros sitios de compras sociales pueden parecer un regalo del cielo para los negocios en crecimiento. Basta con ofrecer tu producto o servicio con un precio en descuento, y mirar como cientos o hasta miles de nuevos consumidores entrar a tu tienda.

Pero si diriges un pequeño negocio o empresa, sé cuidadoso. Muchos negocios similares han encontrado en Groupon una pesadilla. Muchas cosas pueden salir mal, especialmente si no tiene personal, tiempo, o presupuesto para aceptar cientos de consumidores que están impacientes para comprar tus servicios a una fracción del precio regular. Ofrecer una oferta en Gruopon que no puedas entregar te costará dinero, además de arruinar tu reputación.

Error N. 9: ¡Seguridad, seguridad, seguridad!

Tu negocio podrá ser pequeño y modesto, pero eso no significa que los ladrones no están listos para robarte tus datos. Además de salvaguardar los smartphones de tus empleados, es importante que tu seguridad IT sea una prioridad.

Asegúrate saber los pros y contras de las características de seguridad de tu sistema operativo, y tener los firewalls y antivirus actualizados.

Además es importante que pongas lo básico de computación segura en práctica. Las cuentas de e-mail y redes sociales  son particularmente vulnerables a virus y spam, así que escoge diferentes contraseñas para cada una de tus cuentas y no le des clic a links dudosos. Esto podrá parecer de sentido común, pero más de la mitad de pequeñas empresas no tienen su seguridad IT en regla, esto de acuerdo a la firma de protección AVG.

Error N. 10: Pagar por fotos

Hay muchas razones por las que las pequeñas empresas usan fotos comunes, por ejemplo las cargadas en sus sitios de internet, post de blogs o anuncios. Pero antes de que compres fotos para adornar el blog de tu compañía checa estas fuentes gratuitas.

Muchos usuarios de Flickr suben sus fotos bajo la licencia Creative Commons, lo cual significa que tienes permitido usar sus fotos en intercambio por atribución. Para encontrar fotos en Flickr bajo este término, ve a la búsqueda avanzada de Flickr y selecciona la ventanilla que dice “Sólo búsqueda con licencia Creative Commons”. Si planeas usar sus fotos para propósitos comerciales, o si quieres modificarles algo, comprueba las especificaciones correspondientes. Puedes también buscar imágenes más allá de Flickr, buscándolo por Creative Commons en el buscador de imágenes de Google.

Error N. 11: Comprar garantías extendidas
Si no sabes mucho sobre tecnología, comparar una garantía extendida para tu nuevo dispositivo o equipo puede ser una buena idea. Pero investigaciones han probado una y otra vez que comprar las garantías extendidas normalmente no sirve de nada.

Obviamente, el valor de la garantía extendida depende de lo que estés comprando, lo que la garantía cubre, y el tipo de persona que eres. Si estás comprando un smartphone y planeas llevarlo contigo a través de tus viajes que haces cada dos meses a esquiar en nieve o agua, tal vez quieras pagar por una protección extra. Pero si estás comprando una computadora de escritorio  simplemente para tenerla en tu oficina, tal vez no necesites una garantía extendida.

Error N. 12: Ignorar tu reputación online
Los dueños de pequeñas empresas saben que su reputación lo es todo, así como el hecho de que la vida de su negocio dependa de su reputación online. Incluso cuando crees que no importa porque no tienes mucha presencia en internet, los sitios de revisiones de clientes y defensa del consumidor les da a tus clientes potenciales una idea para escoger sus opciones.

Es por esto que es importante monitorear con regularidad la presencia de tu negocio en internet, y buscar que tanto aparece tu compañía en los resultados de una búsqueda en internet. Aunque a veces los resultados te puedan lastimar. Si descubres que tu presencia en internet es menos de la que esperabas, deberías de buscar medidas para reconstruir tu buen nombre.

Error N. 13: Escoger un soporte técnico erróneo

El soporte técnico es un tema difícil. Después de todo, se trata de una empresa pequeña, y seguramente conoces a algún amigo, primo, hermano que pueda hacer el trabajo, ¿para qué contratar un profesional? Las investigaciones de Gartner sugieren que las pequeñas empresas generalmente intentan utilizar el menor soporte IT posible, pero eso no suele ser una buena idea.

Puede ser que llamar al amigo de tu hermano, que además se dedica a entrenar perros y cuidar niños, para lidiar con tus problemas en IT, sea bueno mientras estás empezando a expandir tu negocio, pero es una mejor idea contratar a un profesional de tiempo completo. No sólo estará más familiarizado con construir una buena relación con tus IT, sino que también tendrá la capacidad de expandirla tecnológicamente.

Error N. 14: Saltarse las sesiones de capacitación

La tecnología es inútil, al menos que sepas usarla. Comprar una nueva impresora o una computadora carísima será un desperdicio de dinero si no sabes aprovechar todo el potencial que tiene.

El entrenamiento de los empleados es especialmente importante si no tienes soporte IT de tiempo completo, porque tus trabajadores sabrán qué hacer si algo sale mal con el equipamiento. Para capacitar no necesitas traer a un experto que les explique, aunque el gasto de uno podría traer grandes beneficios. Sólo necesitas a alguien que tenga más entrenamiento en esa área o encargarle a alguien que estudie bien el manual del nuevo equipo.

Error N. 15: Usar software pirata

Comprar software y las licencias asociadas para tu pequeño negocio puede resultarte desalentador. A menudo es un gasto excesivo, una compañía descuidada puede verse tentada a obtener aplicaciones en lugares más baratos o gratis que las vendidas por los fabricantes con derechos reservados. Eso significa que usar un software pirata puede darte también una fuerte multa por parte de la guardia en alianza al software empresarial.

Sin embargo, no tienes que pagar de más por el software. Por ejemplo, puedes checar opciones alternativas, así como programas gratuitos, comprando licencias por temporadas, o pagando mensualidades por algunos servicios. Además considera comprar software usado, pero asegúrate que sepas las intrincaciones de los acuerdos de las licencias del software.

Si has cometido uno o muchos de los 115 errores tecnológicos mostrados aquí, no te sientas mal, porque definitivamente no has sido el único. Pero ahora que sabes qué errores debes evitar y reparar los que ya cometiste. Al evitarlos te pueden ayudar a ahorrar dinero, crear un espacio de trabajo más eficiente, y mantenerte alejado de potenciales crisis que se puedan presentar en el camino. Después de todo, la tecnología está para ayudarnos, no para lastimar a nuestros negocios.

Fuente: PC World México